Preguntas – Entidades y Asociaciones

Preguntas Frecuentes (FAQ) para Entidades

 

Te presentamos una serie de preguntas – respuestas para asociaciones / fundaciones que pueden ayudarte si estás pensando externalizar algunas áreas de actividad en tu entidad: Asociación – Fundación / Colegio Profesional, Entidad Social – Cultural – Deportiva – Religiosa – , AMPA, etc.


¿Por qué SELFOffice?

En las entidades de tamaño reducido, la actividad principal, la que aporta valor a sus miembros, en ocasiones se ve mermada por las tareas cotidianas: llamadas, cuentas, actas, documentación, recibos, correspondencia, mantener la web y las redes, justificaciones, memorias, abrir la sede, convocatorias, etc. El voluntariado a veces no lo cubre, o lo hace sin la continuidad necesaria, y no hay posibilidad económica de contratar a alguien. Es el momento de externalizar estas tareas, por la reducción de costes, la profesionalidad, la eficiencia y continuidad en el servicio. Además, no paramos en ninguna época del año.

 

¿Tengo que contratar a SELFOffice para todo?

No, solo para aquellas tareas a las que no llegas, o que prefieres que profesionalicemos, ayudándote como empresa externa. Aquí puedes ver todos los servicios que ofrecemos de administración, secretaría y comunicaciones.

 

¿Cómo se establecen los precios de la externalización?

En función del tipo de tarea, del volumen de trabajo, y de la carga horaria. Además, establecemos periodos (trimestral, semestral, anual) de acuerdo con los Clientes para revisar esos precios, y adaptarlos a la realidad de cada situación. Comprobarás cómo mejora tu gestión completa, desde presupuestos ajustados a tu realidad.

 

¿Los contratos tienen una duración mínima?

Todos los servicios contratados tienen una duración acordada por ambas partes, en función de las carácterísticas y condiciones de pago decididas.

 

¿Los contratos tienen una duración máxima?

Cuando la cantidad de trabajo aconseje la contratación de una persona dedicada exclusivamete a la actividad inicialmente externalizada, se le aconseja a la entidad cliente iniciar un proceso de contratación de personal, en el que SELFOffice puede colaborar de principio a fin.

 

Soy una Asociación, y ya tengo contratada una gestoría: ¿no es lo mismo?

El método de trabajo SELFOffice nos permite funcionar como si fuéramos personal de tu entidad. Esto incluye todos los trabajos de administración, secretaría y comunicación, que son variados y heterogéneos, más allá de los listados de facturas de clientes y proveedores.

Aunque SELFOffice ofrece también los servicios de gestoría legal, fiscal y laboral, a través de empresas amigas, el valor añadido de SELFOffice es que hace por tu entidad las tareas necesarias para que, entre otras cuestiones, tu gestoría te tramite los impuestos, de forma compatible y complementaria.

SELFOffice logra que tu entidad siempre esté al día, realiza una gestión administrativa diaria de los movimientos, y trimestralmente de manera puntual le envía a tu gestoría la documentación o la contabilidad para que puedan proceder a la liquidación de los correspondientes impuestos.

 

¿Qué herramientas utilizamos?

Además de las propias para cada área externalizada (programas de contabilidad / administración, comunicaciones, etc.), la comunicación con cada cliente la llevamos a cabo mediante programas o sistemas de libre distribución, sin costes adicionales: audio/vídeo conferencias, carpetas compartidas, archivos digitales, archivos on line, transferencia de archivos pesados, intranet, etc.

 

¿Sólo trabajamos on line?

No. Y en el caso de Organizaciones y Entidades con más motivo: abrimos tu sede en un horario acordado, tomamos actas de reuniones, recogemos el correo postal y lo gestionamos, etc. Dependerá de tus necesidades, y de la forma acordada para ayudarte.

 

¿Cómo garantizamos la confidencialidad en las comunicaciones, y en el envío / recepción de documentación?

Mediante un contrato de confidencialidad firmado y acordado por SELFOffice y cada cliente, que mejora las garantías indicadas en la LOPD tanto para SELFOffice como para nuestras empresas Clientes.

 

¿Mi documentación tiene que salir de mi oficina?

No, si prefieres que no salga. Y en ningún caso saldrán aquellos originales de difícil duplicado (títulos, contratos, escrituras, etc.). Las formas de envío y recepción de documentación las adaptaremos a tus necesidades. La metodología de trabajo de SELFOffice facilita este intercambio de información por diferentes vías, incluyendo la digitalización in situ.

 

¿Y si no tengo oficina en Cáceres o Badajoz?

Las herramientas actuales de comunicación y envío y transferencia de información (audio/vídeo conferencias, carpetas compartidas, archivos digitales, archivos on line, transferencia de archivos pesados, intranet, etc.), posibilitan el trabajo a distancia, abaratando costes de desplazamiento, y resolviendo problemas de confidencialidad, y eficiencia.

 

¿Puedo prescindir de mi oficina?

Sí. Nuestra relación con cada cliente se basa en la comunicación fluida sin necesidad de un contacto directo, al menos cuando así se establezca. Por ello, no es necesario que mantengas una oficina abierta, pues las tareas propias de una oficina (desde la atención telefónica hasta de la correspondencia o la atención de usuarios/as) se encarga SELFOffice.

 

¿Estamos capacitados/as para ayudarte?

Mira quiénes somos, nuestra filosofía y ética. Y conócenos. Así, te convencerás: te ayudamos.

 

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